Los emails formales son aquellos relacionados con el trabajo, los estudios o los trámites.
Normalmente son una presentación o primer contacto ante un interlocutor desconocido. Por ello un correo electrónico formal debe ser directo, profesional y amable tanto en tono como en formato.
Características
El asunto o título del correo debe dar una idea concreta e ir directamente al grano.
Los mensajes deben ser breves, claros y concisos. Han de transmitir un lenguaje serio pero amable; seguro pero no invasivo.
¿Cómo redactar un correo formal?
En primer lugar, se debe crear una asunto o encabezado claro y conciso para captar la atención del receptor. Debe ser detallado, pero breve. El tema del email debe quedar explícito en una sola línea. Se recomienda que la longitud del asunto debe tener 7 palabras como máximo. Ejemplos: “Aviso de urgencia”, “Estoy interesado en el trabajo que ofrece”, “Retraso en la entrega”, “Nuevo catálogo de productos”, “Solicitud de información”, “Respuesta a una vacante”
A continuación, hay que agregar un saludo apropiado, el cual debe ser corto y cercano. De preferencia debe ir acompañado del nombre completo de la persona a quien va dirigido. Se pueden utilizar opciones como “Estimado(a) Sr. / Sra …” “A quien corresponda”, “Atención, Sr. / Sra …” .
Luego redactaremos una introducción o presentación en el cuerpo del correo para establecer el propósito del mismo. Ejemplos: “Mi nombre es XXXXXX y le escribo para postular mi candidatura al puesto de…”; “Me llamo XXXXX y me comunico con ustedes para saber más acerca del citatorio que recibí…”. Este texto debe ser a 1 a 4 líneas como mucho.
Posteriormente se detallará la solicitud o desarrollo del tema de manera corta, como mucho debe entrar dentro del campo visual de una pantalla. En casos particulares en donde el texto sea relativamente largo es de suma importancia dividirlo en párrafos cortos. Puedes hacer uso de negritas en palabras y frases a las que desees darle énfasis.
Antes de terminar es importante crear una llamada de acción para que responda a tu solicitud con datos específicos, que devuelva tu mensaje o que confirme haberlo recibido. Algunos ejemplos que se pueden utilizar son: “quedo atento a tus comentarios”, “indícame si así te parece bien”, etc.
Finalmente, en el cierre del correo colocaremos un agradecimiento y despedida cordial. Ejemplos: “agradeciendo de antemano el favor de tu atención”, “Gracias por su tiempo”, “saludos cordiales”, “atentamente”, “quedo al pendiente”, “excelente día”, entre otros.
Consejos
Es aconsejable para generar imagen de profesionalismo y prestigio utilizar una dirección de correo profesional y personalizada para el envío de correos formales. Si no cuentas con un correo corporativo, utiliza uno que indique una dirección de correo electrónico que luzca profesional donde aparezca la dirección de correo electrónico con tu nombre completo, iniciales y números, o una combinación de estos. Ejemplos: [email protected], [email protected] o [email protected].
También es recomendable hacer uso de una firma de correo con datos de contacto que incluyan nombre, puesto, nombre de la empresa, número de contacto y sitio web.
Algunas de las fuentes más utilizadas son Arial, Times New Roman o Calibri con un tamaño de 12 a 14 puntos.
Nunca incluir emojis dentro de un correo formal.