Las cartas formales son documentos dirigidos a instituciones, autoridades, empresas o personas ajenas con cierta jerarquía, con el propósito de comunicar asuntos oficiales o de carácter serio relacionados al ámbito laboral, académico, político o financiero. Generalmente, se utilizan para informar acerca de algún acontecimiento importante, realizar una solicitud, presentar una queja, etc.
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Características
Este tipo de carta utiliza un tono formal y debe seguir una determinada estructura que le permita comunicar la información de manera oficial.
Tiene que estar ser perfecta en cuanto a reglas de ortografía, gramática y sintaxis.
Se deben usar frases y oraciones bien construidas, con un vocabulario amplio y libre de jergas.
Las expresiones utilizadas deben transmitir respeto y cordialidad entre el remitente y el destinatario.
La carta debe ser clara, breve y concisa. Generalmente, quienes reciben este tipo de documentos son personas muy ocupadas que no pueden darse el tiempo de leer textos muy amplios.
Al redactar una carta formal, debemos hacer uso de una fuente fácil de entender, además de utilizar espaciado entre renglones, márgenes y sangría.
Estructura
• Encabezado
• Destinatario
• Saludo
• Introducción
• Cuerpo
• Despedida
• Firma
Tipos
• Cartas de agradecimiento
Tipo de misivas que se utilizan para transmitir de forma efectiva la gratitud hacia una persona.
• Cartas de autorización
Documentos de ámbito legal, que permiten autorizar a otra persona a actuar en nuestro nombre para la realización de trámites.
• Cartas de despido
Documentos oficiales que se utilizan para comunicarle al trabajador que finalizó su contrato o que se extingue la relación laboral con la empresa.
• Cartas de disculpa
Cartas para aceptar y reconocer que se cometió un error, aceptar la responsabilidad, pedir perdón e intentar dar una solución al problema que dicho error pudo haber causado.
• Cartas de negocios
También conocidas como cartas comerciales son comunicaciones escritas entre una compañía y sus empleados, clientes, proveedores, socios potenciales u otras terceras partes.
• Cartas de pedido
Documentos comerciales utilizados generalmente entre empresas, comercios, almacenes, etc., para realizar un encargo de manera formal. Su objetivo es solicitar el envío de algún producto que se pretende adquirir, bien como proveedor o como cliente.
• Cartas de presentación
Documentos que brindan información profesional o empresarial para adquirir un puesto de trabajo o un negocio.
• Cartas de recibo
También conocidas como acuse de recibido son documentos en el cual se hace constar que se ha recibido alguna cosa.
• Cartas de reclamo
También llamadas cartas de queja son documentos que se redactan para comunicar a otra parte algún tipo de queja o insatisfacción sobre un producto o servicio. Normalmente, estas reclamaciones las realiza un cliente.
• Cartas de recomendación
También denominadas como cartas de referencia son documentos dirigidos a una empresa, escritas por una persona que conoce al candidato postulante a un trabajo, en donde se destaca su desempeño académico o laboral.
• Cartas de renuncia
Documentos que permiten anunciar oficialmente la finalización voluntaria de la relación laboral entre empleado y la empresa.
• Cartas de solicitud
Documentos para expresar o transmitir una petición en particular.
• Cartas de venta
Documentos con texto e imágenes que componen la presentación de una oferta. Están dirigidas a potenciales clientes con el fin de la realización de una transacción comercial de un producto o servicio.
¿Cómo redactar una carta formal paso a paso?
Lo primero que haremos será escribir el encabezado, a donde debemos indicar lugar y fecha, así como el nombre y datos de la persona a la que va dirigida la carta. También debemos incluir el cargo que ocupa en la empresa o departamento público en donde trabaja. En caso se escriba una carta a nombre de una empresa, incluir el logotipo de la misma en la parte superior. Luego se debe colocar en el margen superior, bien derecho o izquierdo, la ciudad desde donde se envía el documento y la fecha indicando el día, mes y año. Debajo se debe incluir el nombre de la persona y su cargo. Asimismo, previo al nombre debes utilizar la abreviatura correspondiente (Sr., Sra., Dr., etc).
Seguidamente pasaremos a realizar el saludo inicial, seguido de dos puntos, para desarrollar el texto de la carta en un renglón aparte. El saludo debe ser cortés, para ello se pueden usar expresiones como estimado(a) o distinguido(a).
En la introducción o primer párrafo vamos a indicar de manera clara y breve el motivo de la misma, es decir un resumen del por qué la escribimos. Es necesario redactar argumentos que justifiquen nuestra postura. La introducción tiene como finalidad la de crear un clima más agradable y predisponer al destinatario a recibir la información. Se suelen incluir frases como «Me dirijo a usted para solicitarle…», «Le escribo con motivo de…», “A través de la presente carta, me gustaría informarles acerca de…”, “Es un placer ponerme en contacto con usted….”, etc.
En los siguientes párrafos, indicaremos de forma concisa, qué soluciones necesitamos o esperamos ante nuestro problema o inquietud que nos ha motivado a redactar la carta. Debemos incluir toda la información complementaria que nos ayude a reforzar la idea principal de nuestro texto.
Casi para terminar vamos a escribir una despedida cordial, dando las gracias por la atención y por el tiempo dedicado al receptor de la carta. La despedida debe contener frases como atentamente, saludos cordiales, un cordial saludo, estoy a su disposición, etc.
Finalmente debemos incluir nuestro nombre completo, cargo y firma. Ella puede ubicarse sobre la derecha o al centro de la página.