Se trata de un documento escrito que envía un mensaje breve y diplomático a todo un equipo, departamento u organización. Es considerado como uno de los medios más populares de comunicación empresarial.
Función
Su objetivo es transmitir información de la manera más rápida, efectiva y concisa posible.
El memorando se utiliza para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción, disposición, etc. Su uso más habitual es para transmitir información sobre un tema en específico, de un responsable a sus subordinados.
También puede ser una anotación que contenga alguna información que quiera ser recordada.
Características
El memorandum se caracteriza por redacción breve, sencilla, formal y sin mucho protocolo. Además la información tiene que ser clara, precisa y referida a un único tema.
Generalmente está dirigido a muchas personas.
Este tipo de comunicación puede crearse y enviarse de forma electrónica o imprimirse como un documento físico.
Normalmente los memorandos no superan una página de extensión y suele redactarse en tres párrafos.
Comúnmente se utiliza para explicar cambios de política, anunciar próximos eventos o las agendas de reuniones futuras, anunciar recortes presupuestarios, resumir planes de acción, describir, la incorporación de nuevos clientes, notificar problemas o soluciones de la empresa, etc.
No suelen recibir ningún tipo de respuesta, ni esperarla. Son comunicaciones unidireccionales.
Tipos
• Memorando de aclaración
Documento que se utiliza para aclarar dudas.
• Memorando de confirmación
Documento que sirve para concretar acuerdos verbales poniéndolos por escrito. Suele dar una respuesta afirmativa a una solicitud, invitación, reunión, cita o cualquier otra actividad programada.
• Memorando de directiva
Memorandum que se utiliza para hacer recordatorios de aspectos concretos del funcionamiento empresarial. Comunica una instrucción y se envía en casos específicos, cuando se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya establecidos o bien se desea recordar el procedimiento para llevar a cabo un asunto.
• Memorando de estado
Tipo de memo que informa sobre el estatus de algo.
• Memorando de respuesta
Memorándum utilizado para dar réplica a algún asunto que no se ha acabado de esclarecer, como puede ser, cualquier solicitud o petición.
• Memorando de solicitud
Documento que se envía cuando se necesita solicitar alguna acción de los destinatarios como pedir que compartan información o asistan a una reunión.
• Memorando de sugerencia
Memorando para hacer recomendaciones.
• Memorando informativo
Documento que tiene el principal objetivo de informar. Acostumbra a usarse para avisar de algo.
• Memorando social
Memorandun que tiene la intención de anunciar un evento recreativo, una jubilación, un aniversario, etc. El tono acostumbra a ser más relajado y amigable.
¿Cómo hacer un memorandum?
En primer lugar, se debe redactar la cabecera o encabezado, el cual debe contener además los datos del remitente, del destinatario(s), el asunto, la fecha y lugar de emisión.
A continuación, se debe redactar el cuerpo del documento, a donde se va a incluir el propósito y la exposición del tema a tratar: las peticiones, los comentarios, etc.
El estilo y tono se determinan de acuerdo a la audiencia. Se recomienda evitar las siglas y las abreviaturas.
Se suelen utilizar oraciones como “Escribo para informar”, “Estoy solicitando información sobre”,…
Finalmente, la declaración de cierre pone fin al memorando con una conclusión amable. Se debe colocar además la fecha, la firma y/o sello. Asimismo hay que indicar si se anexan documentos adjuntos.